Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
15
12
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door Koos Plegt
Dossier: Inkoop
Soort:

Tenderen in conflictgebieden

Hoe is het om de inkoop te doen voor een internationale hulporganisatie? Het ‘nul-groei-scenario’ waar de sector mee kampt, corruptie in de hulpregio’s en wereldwijde richtlijnen maken het een interessante klus voor de inkoper.

Welke problemen komen inkopers bij internationale hulporganisatie tegen? Is hun dagelijks routine vergelijkbaar met die van collega’s bij, zeg eens, een groot petrochemisch bedrijf, een retailorganisatie of een houthandel? Arnoud de Jong is eindverantwoordelijk voor de Nederlandse inkoop en het wereldwijd aanhouden van richtlijnen bij ZOA-Vluchtelingenzorg. Hoewel de afkorting ZOA staat voor Zuid-Oost Azië, het gebied waarop de eerste aandacht bij de start in de jaren zeventig gericht was, is de ngo inmiddels actief in elf landen in Afrika en Azië. De organisatie telt wereldwijd ruim 900 medewerkers en is daarmee een middelgrote organisatie. Op het hoofdkantoor in Apeldoorn werken zo’n 60 mensen. ‘We proberen zoveel mogelijk lokaal in te kopen waar we werkzaam zijn’, vertelt De Jong. ‘En als het niet mogelijk is in de omliggende landen. Wij vinden dat de lokale economieën moeten meeprofiteren van onze aanwezigheid. Dat is niet een doel op zich, maar een maatschappelijke verantwoordelijkheid.’

Transportlijnen
Het beleid van lokaal inkopen is niet alleen ingegeven door een maatschappelijk gedachte, maar ook zo kort mogelijke transportlijnen spelen een rol. ‘Daarom is het ook dat we het liefst naar de direct omliggende landen kijken wanneer iets lokaal niet in te kopen is. Zaaigoed bijvoorbeeld kopen we in omliggende landen. Daar zitten grote tenderprocedures aan vast.’ Wat? Verstaan we dat goed, tenderen in crisisregio’s? ‘Jazeker’, zegt De jong. ‘We hanteren zelf een aantal indelingen. Uitgaven boven de 500 euro moeten al aan bepaalde criteria voldoen en boven de 5.000 euro is het tenderen. Of we die regels zelf gesteld hebben? Ja en nee. Grote donoren als de EU en de VN stellen deze eisen maar ze komen ook voort uit ons eigen inkoopbeleid. Het risico op corruptie is in deze regio’s veel groter, waardoor we strikter met onze inkoop moeten omgaan. In Nederland is er veel meer informatie over leveranciers beschikbaar, onder meer op internet, maar in de gebieden waar wij werken moet je dus strakker op de procedures zitten. Via de wereldmarkt, bijvoorbeeld voor zaaigoed, zijn de leveranciers wel bekend, maar op kleinere schaal moet je gericht onderzoek doen en lokale expertise inschakelen.’

Ook Nederland goedkoop
Een deel van de inkoop doet ZOA in Nederland. Voor het hoofdkantoor zelf natuurlijk, maar ook blijkt het dat ons land voor sommige producten een erg goedkope markt is. ‘Op het gebied van computerhardware is Nederland het goedkoopst. Ook betrekken we bepaalde vormen van dienstverlening die lokaal niet te krijgen zijn, zoals accountancy, boekhoudkundige diensten en consultancy bij software in Nederland.’ Zelf heeft De Jong overigens een achtergrond in de IT-sector. ‘Dat is wel iets anders dan ik hier gewend ben. Ik zat vroeger ook meer in de verkoop. Maar veel van de processen herken ik wel en zie ik nu van de andere kant, met name bij de tenders. Voor grote inkoop is het er niet bijzonder verschillend, totdat je op microniveau kijkt. Dat is heel aardig om mee te maken.’

De inkoper beschrijft een project in Ethiopië. ‘Daar doen we controle op onze inkoop. Naast controle vooraf sturen we achteraf iemand de markt op waar we zijn geweest. Die persoon gaat dan controleren of de offerteprijzen en de prijzen die we hebben betaald wel kloppen. Dat zie je in Nederland natuurlijk bij zakelijke inkoop veel minder. Maar als je het nou eens anders bekijkt… Stel, je doet in Nederland een grote investering in bijvoorbeeld computersoftware, dan evalueer je ook binnen je relatienetwerken achteraf om te toetsen of je wel de juiste keuzes hebt gemaakt. Dan is het echter informeel. Nou, in Zuid-Ethiopië hebben we het informele geformaliseerd.’

Budget
Het budget van ZOA-Vluchtelingenzorg (het inkoopbudget dit jaar is 16 miljoen euro) heeft de gevolgen van de mondiale crisis gemerkt. ‘We hebben een redelijk trouwe achterban en een behoorlijk constante giftenstroom, maar door de economische crisis is die wel iets aangetast. Wat trouwens niet wil zeggen dat onze hulpverlening in gevaar komt.’ De Jong geeft aan dat het budget na 2008 constant is gebleven, net als veel andere ngo’s. De jaren daarvoor maakte de organisatie juist een constante groei door. Ook voor 2010 is de verwachting wederom die van een ‘nul-groei-scenario’. ‘We verwachten op hetzelfde niveau te blijven, maar mocht het meevallen dan gaan we omschakelen. Dat is ook het algemene beleid in onze sector. Ik zie veel achteruitgang en stabilisering en nergens groei.’ De eerste voorzichtige tekenen van groei hebben zich inmiddels echter geopenbaard, maar De Jong en zijn collega’s willen niet vooruitlopen op de budgetten. ‘We kunnen het ons niet veroorloven om financiële risico’s te nemen. Onze reserves zijn niet zo groot en in deze sector moet je oppassen met overspenden.’

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.