Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
27
05
13
Cecile M. van Velsen
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door Cecile M. van Velsen
Dossier: Global
Soort:

Toegevoegde waarde creëren door middel van Contractmanagement

Uren kunnen we er over praten en dan nog is het lastig om het uit te leggen. Het gaat over de toegevoegde waarde van Contract Management. Dit is een onderwerp die al heel veel stof doet opwaaien en die toch lastiger dan gedacht blijkt om goed te kunnen beantwoorden. Met CPD Expert meetings over contract management zijn we hier al enige tijd mee aan het worstelen. Contract Managers en ook veel inkoopmanagers zien de toegevoegde waarde wel maar vinden het lastig om het te “verkopen”. Misschien komt het ook wel omdat we te veel willen en zelf nog eerst moeten onderzoeken wat wil de business eigenlijk. Contract manager zijn vaak hele betrokken en sociale mensen die niets liever willen helpen en verbeteren. Maar als iemand zich niet bewust is dat er hij daar behoefte aan heeft en het niet als een probleem ervaart, dan wordt het lastig.

Hoe ga je dan aan het werk. Eerst moet je als contractmanager goed inzicht hebben in waar die toegevoegde waarde uit kan bestaan. Is er eigenlijk wel een probleem. Want als de business dit niet zo ervaart dan kan het best zo zijn dat wij ons taken toe-eigenen die niet onze taak zijn. Dit kan alleen door je te verdiepen in je stakeholders en de doelstellingen van de business.

Wie is je klant - budgethouder en wat is zijn doelstelling:
  • Een dienst of product die meerwaarde creëert voor de business
  • Op de hoogte blijven van de laatste innovaties van bestaande techniek.
  • Levering van diensten en producten op tijd en conform verwachting.
  • Goede planningen zodat de interne werkzaamheden hierop aangepast kunnen worden.
  • Controle over het budget. Controle over extra werk en uitgaven
  • Geen risico’s lopen door te late levering, slechte kwaliteit etc.
  • Goede relatie met de leverancier
Kortom; geen gedoe!

Wat is de doelstelling van de Controller:
  • Budget mag niet overschreden worden
  • Planmatig gedrag van de uitgaven
  • Controle over extra uitgaven
Controle over de centen!

Wat is de doelstelling van Logistiek
  • Beheersen van het leveringsproces 
  • Controle over ontvangst en kwaliteit
Controle over het logistieke proces

Doelstelling Juridische zaken en Management
  • Vastleggen van afspraken
  • Zoveel mogelijk gebruik van goede contracten en acceptatie Terms & Conditions
Minimalisering van risico’s

Met dit in het vizier kan je als Contractmanager beraden wat je hierin kan betekenen. 
  • Zo vroeg mogelijke betrokkenheid van Contractmanagement in het inkoop proces, het liefst voor stap 1 van Van Weele: “strategie fase”. Want hier worden de doelstellingen en de behoeften die daarbij horen bepaald. Door met elkaar in gesprek te gaan heb je een sterker uitgangspunt voordat je aan het inkoopproces begint.
  • Doelstellingen vertalen naar doelen en die omzetten in SLA en KPI’s in een contract. Zodanig dat deze goed te monitoren en te managen zijn. En het duidelijk vertalen naar een goede uitvraag, de specificatie. Staat hier wat er gevraagd wordt?
  • Best Practise uit het verleden kunnen sneller gedeeld worden.
  • Leveranciersrelaties. Doelstellingen van de business geeft hier al een leidraad voor en deze kan vertaald worden in de keuze en relatie met de toekomstige leverancier.
  • Samen uitwerken van de doelen in een contract geeft ook gelegenheid om risico’s zoveel mogelijk te verminderen. Je kunt samen ook een wijzigingsprocedure uitwerken om hoe om te gaan met aanpassingen in het contract.

Hier zit denk ik ook het stukje frustratie. Als contractmanager wordt je vaak pas na de contractering betrokken en dan heb je al een behoorlijke achterstand.

Niet voor alle contracten / behoeften geldt dezelfde betrokkenheid. Door de b.v. de Kraljic matrix zou je behoeften kunnen categoriseren. Dit geeft ook helderheid en ruimte voor de business bij het bepalen van de doelen. Niet voor elk contract is contractmanagement noodzakelijk. Het zal zelfs een minderheid aan contracten zijn die en Contract- als leveranciersmanagement behoeven. Maar in geval geen contractmanagement is het nog steeds de doelstelling van de business dat er goede afspraken met leveranciers worden gemaakt en hier kan contractmanagement iets aan de voorkant van het proces betekenen.

Conclusie: de meerwaarde van Contractmanagement zit hem in het betrokken worden in een zo’n vroeg mogelijke fase. Samen met de stakeholders de doelen bepalen en het proces begeleiden naar een zo’n goed mogelijk contract die overzichtelijk en goed te managen is waarbij de relatie met de leverancier en de stakeholders centraal staat. Met als belangrijkste gezamenlijke doelstelling; Het realiseren van de toegevoegde waarde van het contract voor de Business.

Cecile M. van Velsen
Door Cecile M. van Velsen
Cécile M. van Velsen is eigenaar van C.M. van Velsen Commercial Contract Management and Training. Gecertificeerd MCCM Contract Management bij IACCM. Zij geeft presentaties, Masterclasses en workshops over Contract Management. Lid van het inkoopplatform voor de Haagse Hoge school, gastdocent Contract Management bij de post HBO Verdiepingsleergang Aanbestedingsrecht. Auteur van “In vijf stappen naar Contractmanagement”. Lid bestuur Nevi CPD. Haar columns zijn gebundeld in een gratis e-book.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.