Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
09
10
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door webmaster
Categorie: Overheidaanbesteding
Soort:

Travel Management: onontgonnen gebied met veel inkooppotentie!

Zakenreizen en aanverwante kosten. ook wel Travel & Entertainment genoemd. zijn voor veel bedrijven de op twee na hoogste “controllable expenses’. na salarissen en data processing. De enorme groei van zakelijke reizen heeft bijgedragen aan het besef van de hoogte en dus het belang van de T&E kosten. Deze snelle en zichtbare escalatie van kosten verdient dan ook professioneel management van beleid. inkoop. beheer en processen. Veel bedrijven in Nederland komen echter niet verder dan een standaard inkoopmethode waarbij beleid en processen ondergeschikt blijven en beheer lastig is. Leveranciers en travel management consultants worden nog nauwelijks als bron van innovatie en procesverbetering (h)erkend. Cruciaal voor succes is echter specialistische kennis op zakenreisgebied waar het bij veel bedrijven aan ontbreekt. En daarmee laten ze tientallen procenten (!) aan potentiële besparingen liggen.


Nog veel te vaak richten inkopers en managers zichbij onderhandelingen met zakenreisbureaus op de transactie fee die per reservering moet worden betaald. Begrijpelijk maar absoluut de verkeerde focus omdat het hier slechts 5-9% van de totale kosten betreft. De focus dient op de directe kosten. zoals tickets en hotels. en processen te liggen. Door er voor te zorgen dat inkoop. beleid. data en processen maximale besparingen op de directe kosten mogelijk maken gaat een bedrijf bottom-line resultaten zien zonder aan kwaliteit te hoeven inboeten.

Echte besparingen realiseren en controle over de T&E-uitgaven krijgen in combinatie met een
kwalitief hoogstaande dienstverlening begint met een duidelijk en goed gecommuniceerd beleid. Een groot gedeelte van de T&E-kosten wordt namelijk gemaakt door medewerkers voor wie persoonlijk comfort en gemak belangrijk is en valt dus niet onder routinematig corporate inkoop gedaan door professionals. In een goed beleid zijn de basisregels opgenomen die passen binnen de bedrijfscultuur en komt duidelijk naar voren welke afspraken er met preferred suppliers zijn. Toezicht op en naleving van het beleid is cruciaal en dient aandacht te krijgen van senior management.  Medewerkers en managers die niet compliant zijn dienen zichtbaar bijgestuurd en gesanctioneerd te worden. Het is normaal dat een reisbeleid minimaal ??n maal per jaar wordt geactualisseerd.

Ook uit zeer recent onderzoek van bijvoorbeeld Carlson Wagonlit Travel. een grote internationale zakenreisorganisatie. komt naar voren dat een duidelijk vastgesteld en omschreven reisbeleid bedrijven tot wel 8% helpt besparen op de totale reiskosten. Het stimuleren van de naleving ervan door reizigers resulteert in nog eens een besparing van 12%. Zo kan het tijdig boeken van vliegtickets. dat wil zeggen meer dan twee weken voor vertrek. grote beparingen opleveren. Ook wel eens van tickets met beperkende voorwaarden of routedeals gehoord? Het is maar dat u het weet....

Data is natuurlijk de basis voor inzicht in de T&E kosten en de opbouw ervan. Verbazingwekkend weinig bedrijven hebben echter goed inzicht in deze kosten en zien dus onvoldoende inkoopkansen. Uberhaupt herkent men de kansen nauwelijks door gebrek aan kennis. Ga zelf maar eens na hoe compleet en inzichtelijk de MIS binnen uw organisatie is op het gebied van transport. overnachtingen. maaltijden. entertainment en aanverwante zaken. Of bekijk het nog grotendeels handmatige declaratieproces en ontdek dat veel kosten uiteindelijk opgestapeld in de boekhouding terecht komen en een onwerkbare brei aan desinformatie bieden.

Dan de toeleveranciers. wie zijn het. wat besteden we eigenlijk bij ze en aan wat. tegen welke condities en prijzen. Zijn er alternatieven. kunnen we benchmarken. zijn er consolidatiemogelijkheden of andere inkoopkansen? Probeer bijvoorbeeld eens een overzicht te krijgen van alle vliegtickets die geboekt zijn. het tijdstip van boeken. de klasses waarin is gevlogen. de reden van het gebruik van deze klasses en de besparingenmogelijkheden die men heeft laten liggen. Deze informatie is in pricipe verkrijgbaar bij uw zakenreisagent. maar ontvangt u deze ook periodiek. en kunt of doet u er iets mee?  Het selecteren van voorkeursleveranciers in plaats van werken met een mix van leveranciers op basis van de “laagste prijs” kan besparingen op leveren van meer dan 20% bij vliegtickets en tot 14% op hotelkamers. blijkt ook uit eerder genoemd onderzoek . Cijfers die er niet om liegen....

Ook de processen op het gebied van T&E bieden interessante mogelijkheden. T&E is een dynamische wereld waar de afgelopen jaren zeer veel vernieuwing heeft plaatsgevonden en automatisering voor enorme efficiency en besparingsmogelijkheden heeft gezorgd. Zo bieden online booking tools van zakenreisagenten een interessante mogelijk tot het realiseren van besparingen op de transactiefee van bepaalde soorten tickets en hotels. Maar ook het gehele declaratieproces kan geautomatiseerd worden. waardoor transparantie en efficiency ontstaat en bijzonder interessante besparingen gerealiseerd worden zonder complexe implementatietrajecten.

De wijze van betaling van de diverse T&E-onderdelen kent steeds meer mogelijkheden waarvan slechts beperkt gebruikt wordt gemaakt. Het is echter mogelijk logische keuzes met toegevoegde waarde te maken. passend binnen de ambities en het beleid van een organisatie.

De reisagent tenslotte zou in principe een bron aan innovatie en procesverbetering dienen te zijn. In de dagelijkse praktijk trachten zij dit ook. maar om diverse redenen lukt dit nog niet op grote schaal. De grootste reden blijft het feit dat veel bedrijven niet het besef hebben van de mogelijkheden en daarom niet openstaan voor suggesties van de reisagent. Daarnaast hebben zakenreiagenten zelf ook een probleem om de juiste mensen binnen een organisatie te benaderen en te overtuigen. Een professionaliseringsslag die nog gemaakt moet worden.

Toen ik zelf nog werkzaam was bij zakenreisorganisaties heb ik me altijd verbaasd over het gebrek aan kennis en inzicht  en de houding tegenover zakelijk reizen van mijn klanten. Dat is voor mij een belangrijke drijfveer geweest om een consultancy organisatie op te zetten op het gebied van travel management. die er in Nederland overigens nauwelijks zijn. In de dagelijkse praktijk loop ik veelvuldig tegen inkopers en managers aan die maar niet willen geloven dat er zoveel mogelijkheden zijn tot optimalisatie op T&E gebied. Pas als ik ze aanbied op ‘no cure no pay’ basis te willen gaan werken kan ik de interesse versterken. En na het bellen van een referentie. wat meer diepgaande gesprekken en een quick scan kiest men in 100% van alle gevallen er toch voor mij in te huren tegen een uurtarief......

In landen als de Verenigde Staten en Engeland heeft Travel Management reeds op grote schaal haar intrede gedaan binnen organisaties. Wanneer pakt u deze uitdaging op?

Over de auteur:
Giuseppe (Sepp) Patacca (1968) is oprichter van The Travel Consultant. Daarnaast is hij als T&E professional actief als ad-interim manager. Hij heeft diverse opdrachten gedaan bij o.a. Heineken USA. KLM. BCD Travel. CRH Europe en MobileXpense. Daarnaast wordt hij regelmatig ingehuurd door inkoop-advies-organisaties voor het begeleiden van travel management optimalisatie trajecten.

The Travel Consultant is een jonge organisatie gespecialiseerd in Travel Management Optimalisatie trajecten en ad-interim opdrachten in de reis- en reisgerelateerde industrie.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.