Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
19
08
Cecile M. van Velsen
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door Cecile M. van Velsen
Dossiers: Column, Opinie
Soort:

Vakantiechaos en goede voornemens

Genietend van mijn vakantie aan een mooi meer in Italië, onder de zon en temperaturen van 40 graden C, laat ik alles eens even lekker los. Wat is Nederland ver weg en ook het gestructureerde leventje waarin we van alles moeten. Organiseren en plannen zijn nu niet van toepassing behalve als we opeens trek krijgen of de zon helemaal zat zijn. Dan nemen we Aktie. Voor het eten hebben we keuze uit tal van restaurantjes of lekkere dingen halen uit de plaatselijke goed gevulde supermarkt. Deze laatste wint het meestal omdat we toch graag zelf rommelen bij onze tent.

 

Een dilemma is dat we de zon nog niet zat zijn maar wel de bijhorende temperaturen en al die mensen die net als wij genieten van het meer. Al dat gekwebbel de hele dag en ik heb nooit geweten dat er zoveel mensen op een vierkante meter passen. Wij vinden Nederland al aardig vol, nou als je dit ziet verlang je naar onze ruimte.

Wij hebben een vouwwagen, dus verkassen is niet zo’n heel erg groot probleem maar deze moet nu wel adhoc genomen worden. We hadden thuis namelijk al maanden van te voren (wij houden van lange voorpret) het een en ander al uitgezocht. Waar gaan we dan nu naar toe. We zijn al een paar keer verkast en daarvan hebben we geleerd, niet te ver en ook niet te laat aankomen want het is overal sneller donker dan bij ons thuis. En ik kan je vertellen dat een tent opzetten in het donker niet echt aantrekkelijk is.

Hier zo mee bezig zijnde bedenk ik me dat het vaak in organisaties ook zo gaat. Iedereen is met zijn eigen werk bezig en dat gaat goed zolang er niets vreemds gebeurt. Pas als er veranderingen plaatsvinden ontstaat er onrust in de tent. Van hoe kan dat nou en waarom doet die leverancier nou niet wat is afgesproken of waarom heeft de budgethouder nou zelf weer met de leverancier gepraat en inkoop niet betrokken. En vervolgens stapt men naar inkoop om het op te lossen. Waarbij de conclusie valt dat dit de volgende keer anders moet. Maar meestal gaat men daarna over tot de orde van de dag.

Soms bij hele belangrijke aanbestedingen die grote impact hebben op de organisatie dan wil men nog wel eens de handen ineen slaan. Dan wordt er een projectteam samengesteld en een projectplan met inkoopprojectplan en volgt men het proces. Tijdens deze samenwerking leert men elkaar goed kennen en hierdoor is het ook goed communiceren waarom bepaalde stappen gemaakt moeten worden en hoe deze in de toekomst gemanaged kunnen worden. Zodra selectie heeft plaatsgevonden en contract is afgesloten wordt het spannend. Want om het contract daarna binnen de organisatie te borgen en te managen zullen mensen hier tijd voor moeten krijgen. Maar mensen zitten soms zo vol met andere taken die ook allemaal gedaan moeten worden dat men in een spagaat komt. Dit laatste onderdeel moet ook een onderdeel zijn van het project plan en ook mee worden genomen in de business case anders zal je nooit draagvlak krijgen en mensen ervoor beschikbaar krijgen.

Die paar projecten die zo belangrijk zijn voor de organisatie worden vaak op adhoc basis opgepakt en gemanaged. De ene kant heel goed dat er dan wel bewustzijn is dat bepaalde projecten absoluut gemanaged moeten worden maar omdat het op adhoc basis gebeurt zullen er geen structurele processen en documenten en werkwijzen aan ten grondslag liggen. Wat weer betekend dat het wiel telkens opnieuw uitgevonden moet worden wat ook weer tijd en geld kost.

Zo voelt het bij ons nu ook een beetje. De ene kant die heerlijke vrijheid van we gaan waar we willen maar aan de andere kant moet er lijn in zitten anders komen we niet thuis. En deze keer zullen we het anders aanpakken want we hebben een hoop lesson learned opgedaan tot nu toe. Maar voorlopig schuiven we dat nog even voor ons uit. We hebben nog een heerlijke Pinot Grigio koud staan.

Cecile M. van Velsen
Door Cecile M. van Velsen
Cécile M. van Velsen is eigenaar van C.M. van Velsen Commercial Contract Management and Training. Gecertificeerd MCCM Contract Management bij IACCM. Zij geeft presentaties, Masterclasses en workshops over Contract Management. Lid van het inkoopplatform voor de Haagse Hoge school, gastdocent Contract Management bij de post HBO Verdiepingsleergang Aanbestedingsrecht. Auteur van “In vijf stappen naar Contractmanagement”. Lid bestuur Nevi CPD. Haar columns zijn gebundeld in een gratis e-book.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.