Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
26
05
14
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door Guillaume Mamman
Dossier: Inkoop
Soort:

Vijf tips om te starten met prestatieinkoop

Het vak van inkopen is draait om het vinden van de juiste producten voor de beste prijs. Al jaren werken inkopers volgens dit principe. Maar de markt verandert. De marges worden kleiner, dus moeten inkopers zich realiseren dat onderhandelen over productprijzen niet meer het gewenste resultaat geeft. De vraag is bovendien of je als inkoper bij traditioneel aanbesteden het beste uit je leverancier haalt. 

Steeds meer inkopers kijken daarom naar andere vormen van samenwerking met leveranciers. Prestatieinkoop, ofwel best value procurement, wordt steeds populairder. In het kort komt het erop neer dat de inkoper leverancier meer vrijheid geeft om de beste oplossing te bieden. Dat betekent geen gedetailleerd eisenpakket meer opstellen, maar de wensen en doelstellingen van de organisatie aangeven en de leverancier laten bepalen hoe hij daar invulling aan geeft. Een aanbesteding is er dus vooral op gericht om de beste samenwerkingspartner te vinden, want pas na gunning wordt het precieze pakket aan producten en diensten vastgesteld. 

Wat mij opvalt is dat hoewel het onderwerp steeds meer begint te leven, prestatieinkoop nog niet zo vaak wordt toegepast. Het lijkt alsof inkopers huiverig zijn om nieuwe wegen in te slaan. Mijn advies is: probeer het gewoon. Het is niet per definitie de beste methodiek voor alle soorten producten en diensten, maar het kan veel voordelen bieden ten opzichte van traditioneel aanbesteden. Er wordt namelijk automatisch meer naar het totaalplaatje gekeken. Daardoor zijn er meer mogelijkheden om de interne en externe processen rondom bestellen, leveren en factureren te optimaliseren. Maar hoe te beginnen?  Hierbij enkele tips die de drempel hopelijk iets lager maken. 

  1. Verdiep je in de methodiek

Een andere manier van inkopen doe je niet van de ene op de andere dag. Neem er de tijd voor om je goed in te lezen in de materie. De NEVI biedt een aantal opleidingen en trainingen op het gebied van prestatieinkoop die zeker de moeite waard zijn om met voldoende kennis en kunde aan de slag te gaan.  Vraag collega-inkopers om advies die het al wel toegepast hebben.

  1. Zorg voor draagvlak

Het is essentieel om zowel management en bestuur als de projectgroep mee te nemen in het proces. Bij het formuleren van organisatiedoelstellingen en het in kaart brengen van knelpunten en wensen is input vanuit het management of interne opdrachtgever absoluut noodzakelijk. De projectgroep die betrokken is bij het beoordelen van inschrijvingen moet ook op de hoogte zijn van de procedures van de aanbesteding. Laat hen bijvoorbeeld oefenen met het beoordelen van een voorbeeldinschrijving.

  1. Ontwikkel een goed aanbestedingsdocument

Meer dan bij traditionele inkoopprojecten, ligt de nadruk bij prestatieinkoop op een goed aanbestedingsdocument. Een van de belangrijkste elementen hiervan is een situatieschets van het huidige gebruik en processen. Daarnaast moeten de doelstellingen zo concreet mogelijk worden omschreven, waarbij je wordt gedwongen om na te denken over wat je precies wil bereiken. Deze twee elementen vormen het kader voor de inschrijvers om een passende oplossing aan te bieden. Voor enkele onderdelen van het aanbestedingsdocument, zoals het kansen- en risicodossier, zijn standaard templates beschikbaar.

  1. Sta open voor nieuwe oplossingen

Stap niet in de valkuil om de eisen en wensen zo afgebakend te formuleren dat je al naar een specifieke richting stuurt. De uitdaging is om te kiezen voor de leverancier die het beste de doelstellingen en wensen begrijpt en vertaalt in de juiste oplossing. Dat kan lastig zijn omdat je op voorhand niet precies weet welke oplossingen en alternatieven aangeboden gaan worden.

  1. Neem voldoende tijd voor de implementatie

Na de gunning begint het eigenlijke werk pas echt. De uitwerking van de oplossingen en de implementatie heeft een behoorlijke impact op de organisatie en moeten dus zorgvuldig worden uitgevoerd. Als het terugbrengen van het aantal leverdagen bijvoorbeeld onderdeel is van de oplossing, dan moet het logistieke proces van de organisatie hierop aangepast worden. Neem de tijd om de processen anders in te richten en de medewerkers te laten wennen aan de nieuwe manier van werken. Goede interne communicatie is daarbij noodzakelijk. Alleen dan zorg je voor draagvlak in de hele organisatie.

Door Guillaume Mamman
Guilliaume Mammam werkt bij Office Depot.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.