Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
09
12
14
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
11
Door Richard Engelfriet
Dossier: Inkoop
Soort:

Zijn inkopers de nieuwe bureaucraten?

Onlangs plaatste inkoper Peter Streefkerk een oproep: hoe kunnen we het inkopersvak simpeler maken? Het resultaat: een opsomming van prachtige kreten als ‘durf kritisch te zijn’, ‘zeggen wat je doet en doen wat je zegt’ en ‘deel wat je primaire beweegredenen zijn en richt je daar op.' Ondernemer Richard Engelfriet, auteur van het boek ‘Zo simpel kan het zijn’, heeft een broertje dood aan dergelijke clichédiarree en vindt bovenal dat deze uitingen in schril contrast staat met de praktijkervaring die hij heeft van inkopers. Overtuigt u hem van het tegendeel?

Onlangs belde een directeur van een grote onderwijsinstelling mij. Of ik een avondprogramma wilde begeleiden als gespreksleider. Binnen 10 minuten hadden we haar vraag helder en noemde ik mijn prijs. Daar waren we snel uit. De avond zelf verliep naar ieders tevredenheid. Mijn klant belde na afloop enthousiast over alle positieve reacties. Kort daarna stuurde ik mijn rekening, die mijn klant binnen twee weken betaalde. Mooi, dat is netjes voor elkaar, zult u zeggen?

Helaas. Vorige week kreeg ik een dik pak post van dezelfde onderwijsinstelling: of ik even de 8 (!) pagina’s ‘inkoopvoorwaarden’ wilde tekenen en retourneren. In die inkoopvoorwaarden deed ik expliciet afstand van vrijwel al mijn rechten, stonden tientallen bepalingen die niets te maken hebben met deze opdracht en uiteraard verklaarde de onderwijsinstelling ‘alle voorwaarden van de leverancier ongeldig’. Gezellig.

Ik belde de betreffende inkoper op en vroeg hem wat hier nu het nut van is: ik heb de klus immers naar tevredenheid geklaard, de klant is blij en de rekening is betaald. De inkoper reageerde als door een wesp geprikt: ‘die betaling had ook helemaal niet plaats mogen vinden! Die directeur heeft ons inkoopproces volledig genegeerd’. Ik vroeg voor de vorm waarom het nu zo’n probleem is dat die directeur zo heeft gehandeld, maar het was al te laat: de inkoper hing boos op, en stuurt me nu wekelijks een dreigend mailtje met wat voor onheil er op mij afkomt als ik zijn documenten niet ondertekend terugstuur.

Inkopers zijn de nieuwe bureaucraten!
Ik vind inkopen een prachtig vak. Met veel plezier kijk ik terug op de inspirerende bijeenkomsten die ik voor de NEVI heb voorgezeten. Vooral de bijeenkomst met Dean Kashiwagi zal ik nooit vergeten. Het heeft me zelfs geïnspireerd tot een hoofdstuk in mijn nieuwste boek. En ook voor Peter Streefkerk heb ik met veel plezier de ‘Inkopers tegen kanker’-symposia geleid, en ging ik altijd vol inspiratie naar huis. Jullie kunnen prachtig vertellen over de theorie van jullie vak.

De praktijk is echter weerbarstiger: ik kom steeds vaker inkopers tegen zoals in het voorbeeld van de onderwijsinstelling. Ik krijg vrijwel wekelijks dikke stapels onvriendelijke inkoopvoorwaarden in een taal die op geen enkele manier recht doet aan de relatie die ik met mijn klanten heb. De meeste klanten excuseren zich ook altijd bij voorbaat voor hun eigen afdeling inkoop: ‘Oja, je krijgt trouwens nog een heel pak papier van inkoop, dat moet je gewoon maar negeren hoor!’.

En helaas sta ik niet alleen. Zo sprak ik onlangs Nathan, een klant van me. Nathan werkt voor een middelgroot bedrijf dat koelinstallaties verhuurt aan de industrie. Hij ergert zich kapot aan alle regels die inkopers verzinnen: ‘Je wilt niet weten hoeveel documenten ik standaard moet aanleveren als ik bij een bedrijf kom om een installatie te leveren met een paar monteurs. En het ergste is: ze verzinnen elke keer weer nieuwe normeringen, verklaringen en richtlijnen. Zo moest ik onlangs bij een bedrijf waar wij al jaren naar tevredenheid leveren een certificaat indienen waarin expliciet vermeld stond dat wij verantwoordelijk zijn voor de afdracht van sociale premies voor onze uitzendkrachten. En zo’n certificaat is geen formuliertje: je moet dan een audit laten doen door een extern bedrijf en een hele papierwinkel invullen. Om je certificering te behouden mag je dat ritueel jaarlijks herhalen. Maar nu het punt: wij hebben helemaal geen uitzendkrachten! Onze monteurs zijn allemaal in vaste dienst, dus ik kán zo’n certificaat niet eens aanvragen’.

En ook Nathan verbaasde zich over de positie van de inkopers binnen de organisatie: ‘Natuurlijk bel ik die directeur. Die wil immers onze installatie hebben. Die gaat zich dan vervolgens weer boos maken naar zijn inkopers, ik krijg excuses en mag de installatie plaatsen. Maar waarom doen die inkopers toch altijd zo moeilijk?’

Durft u het inkoopvak echt simpeler te maken?
Zo. En nu weer terug naar de vraag hoe het inkoopvak simpeler te maken is. Ik ben oprecht op zoek naar organisaties die geen standaard inkoopvoorwaarden hebben (en dus zeker geen bepaling ‘de door de leverancier gehanteerde voorwaarden wijzen wij expliciet van de hand’), die hun leveranciers daadwerkelijk uitdagen om de beste oplossing te bieden (in plaats van voor te schrijven wat ze moeten doen, best value procurement weet u nog?) en die écht met respect en vertrouwen omgaan met hun leveranciers. Kom op inkopers, met de billen bloot: zijn er inkopers die dat doen?

Door Richard Engelfriet
Richard Engelfriet is Nederlands meest simpele ondernemer. Hij heeft geen bedrijfsnaam, logo en bedrijfsplan. Laat staan een 5-jarenplan of een visie op papier. Wel is hij al 14 jaar succesvol ondernemer en auteur van 7 managementtitels.

Reacties:

  • Wesley Lagerwerf | 10-12-2014 om 10:27

    Richard, mooi en herkenbaar stuk en je boek staat op mijn “To-do list”. Ik wil wel met de billen bloot gaan. Als Inkoper bij Facilicom Facility Solutions werk ik al jaren op zeer pragmatische wijze; vrijwel in alle trajecten voeren wij vroegtijdig dialogen met onze klanten en leveranciers om te komen tot de beste uitvraag/oplossing voor een inkoopvraagstuk. Resultaat is dan vaak een passende uitvraag waarbij de output qua hoeveelheid condities, verplichtingen, etc. wordt beperkt. Hierbij dirigeren wij niet de gewenste oplossing maar geven wij de ruimte aan leveranciers om met creatieve oplossingen te komen. Ik moet wel eerlijk bekennen dat dit het ene traject wat beter verloopt dan het andere, maar ik ben naar mijn mening de goede weg ingeslagen (leveranciers beamen dit gelukkig ook).

    Ik heb nu wel nog een set standaard inkoopvoorwaarden. Wat mij betreft ook geen issue; deze zijn namelijk gericht op ons werkgebied en in ieder traject bieden wij de ruimte om afwijkingen te maken. Je moet immers ergens beginnen maar inderdaad zoals je aangeeft hier geen knock-out van maken. Ik spiegel tevens ook wel de voorwaarden af op het in te kopen product/dienst; koop ik telefonie in dan is het veel gebruikelijker om de ALV van de leverancier te hanteren of geen en dan specifieke afspraken in de overeenkomst te maken. Onze AIV hebben in zo’n situatie namelijk nauwelijks een raakvlak met de dienst en geeft alleen maar eindeloze discussies.

    Vanuit Facilicom staat “Klantgerichtheid” hoog op de agenda en ik heb dit ook in de uitvoering van mijn inkoopfunctie geïntegreerd. Wat mij betreft doorbreek je de statische/bureaucratische situaties door samen op te trekken en dat te doen wat daadwerkelijk het inkoopvraagstuk nodig heeft en waarbij alle partijen tevreden zijn.

    Zoals aangegeven zijn wij de goede weg ingeslagen en kunnen zaken nog steeds beter. Inkopers moeten hier ook meer lef tonen; blijf niet dat doen wat “de standaard” is en/of het beleid voorschrijft maar doorbreek dit door je kop boven het maaiveld uit te steken (hebben we deze niet eerder ergens gelezen, BVP!) en ga vooral intern en extern meer in dialoog.

  • Anoniem | 11-12-2014 om 09:12

    Richard, het kan allemaal veel simpeler, dat ben ik met je eens. En dat daar lef voor nodig is, kunnen we ons beiden voorstellen.
    alleen die voorwaarden…. Tja, die zijn vaak opgesteld door een club juristen of de brancheorganisatie, en daar luistert de directie vaker naar dan naar de inkopers. Mijn eigen voorwaarden waren vroeger 1 pagina, maar eenzijdig. Alles is voor Bassie zeg maar. Toen ik besloot dat ik deze voorwaarden duidelijker EN tweezijdig (eerlijk zullen we alles delen) wilde maken, werden het opeens 4 pagina’s.
    Het hebben van voorwaarden op zich is niet burocratisch, de inhoud ook niet echt, het is het proces er om heen.

  • Anoniem | 11-12-2014 om 11:23

    De overheidsinkoper is toch steeds vaker als juristen, politici, journalisten toch ook, vooral bezig met het creëren van nodeloze complexiteit omwille van de tomeloze ambitie het centrum van de wereld te worden, vaak zonder ook maar een begin van een idee hoe die wereld eigenlijk werkt.

    Het verschil tussen de inkoopfunctie binnen een hypercommerciele onderneming en een uit de kluiten gewassen bestuursorgaan fascineert me; je zou aan niets merken dat die mensen hetzelfde werk aan het doen zijn. Vooral de set met inkoopvoorwaarden niet ondertekend in tweevoud retourneren zou ik zeggen!

  • Anoniem | 11-12-2014 om 22:14

    Er zijn verschillende manieren om de bureaucratie te benaderen en dan blijkt al snel dat een op maat gesneden aanpak noodzakelijk is. Zoals Richard aangeeft gaat hij een avondprogramma begeleiden. De kans dat hij dit 2 keer in een jaar doet is erg klein, een ‘one shot deal’ zou ik zeggen met een totale kostenpost van pak ‘m beet 500 euro (sorry als ik je onderschat Richard) en een risico van nagenoeg 0 (nul). In deze context is elke poging tot vastlegging overbodig en zinloos.
    In een context waarbij je verwacht een langdurige samenwerking aan te gaan met een leverancier die je niet kent en waar je dus nog geen relatie mee hebt opgebouwd, ligt het even anders. Vooral in het begin heb je het idee een ‘blind date’ te hebben. Om samen te werken heb je elkaars informatie nodig, maar om je know how niet aan een malafide ondernemer kwijt te raken wil je toch zekerheid inbouwen. Dan hebben goede afspraken wèl zin en kunnen voorwaarden zekerheid bieden (voor zover ze in een daadwerkelijk geschil steekhoudend zijn). Gaat de relatie vaste vormen aannemen, dan zijn ze vaak weer overbodig, maar ook weer handig bij ontbinding van de relatie nadat deze (ook met een positieve afloop) ten einde komt. Mijn advies: plaats elk geval in het juiste perspectief, maar maak er geen filosofie van.

  • Anoniem | 12-12-2014 om 20:35

    Allemaal een heel herkanbaar verhaal. Vanuit angst dat de opdrachtgever (financieel) schade op loopt als een leverancier een verplichting (deels) niet na komt worden Inkoopvoorwaarden opgesteld die eenzijdig geschreven worden.
    Dit is mijns inziens een trnt die moeilijk te veranderen is.
    De discussie of dit zinnig en goed is hoeft hier niet gevoerd te worden. Een goede menselijke relatie een leverancier zorgt voor een beter resultaat aan beide kanten dan strakke regelgeving proberen af te dwingen. Ben ik van overtuigd!

    Dan nog. Denk je alles juridisch op papier afgedekt te hebben blijkt het in strijd te zijn met de Nederlandse wetgeving. Kunnen de voorwaarden zo in de prullebak als je voor de rechter staat.

    Oh ja, ben ook een inkoper en het zeker niet altijd eens met de binnen het bedrijf opgestelde inkoopvoorwaarden.
    Gezond verstand en goede relatie brengt je, wederom, veel verder.

  • Anoniem | 13-12-2014 om 14:09

    Wat is er mis met uniforme voorwaarden die in gezamenlijkheid (OG en ON zijde) zijn vastgesteld? Het is gewoon een pakket afspraken die uitsluitsel geven over zaken die niet in de wet zijn dichtgetimmerd en een prima uitgangspunt om bij inkooptrajecten appels met appels te kunnen vergelijken. Uiteraard geldt bij een één op één traject dat je in onderling overleg daar, in ruil voor een nog beter op maat gemaakte offerte, naar hatelust van kan afwijken.
    Volgens mij zijn de algemene voorwaarden niet de boosdoener voor bureaucratisch inkoopgedrag. Volgens mij zijn dan de regelmakers die een bepaalde cultuur uitdragen dat regels heilig zijn en dat afwijken een zonde is. Het begint met de cultuur en de cultuurbewaarders. Leuk te lezen dat er ook inkoopafdelingen zijn die een andere cultuur hebben.

  • Anoniem | 14-12-2014 om 11:47

    Volgens mij moeten AIV de spelregels zijn waaronder je overeenkomst dient te worden uitgevoerd. Dit als vangnet ontstaan om 2 zaken zo goed als mogelijk te ondervangen: 1. het gebrek aan een complete, sluitende en functionele probleemomschrijving van hetgeen er benodigd is door de behoeftesteller en 2. Het veelal ontbreken van de detailistische kennis bij de inkoper om dit sluitend te kunnen maken voor de behoeftesteller (leverancier = expert van de materie; niet de Inkoper > BVP) Gevolg is dat deze waarschijnlijke gap vroeg of laat in het proces opdoemd en je die als Inkoper mag dichten met jouw leverancier….. Kortom; als de behoeftesteller niet eenduidig en sluitend weet aan te geven (kan aangeven) WAT hij wil, zal het geleverde hier hoogstwaarschijnlijk niet aan voldoen! Inkoop zal de behoeftesteller aan het verstand moeten brengen dat deze gap bij de behoeftestelling al moet worden gesloten mbv een Expert ipv later in het uitvoeringsproces door Inkoop met frustraties voor alle 3: waarschijnlijke meerkosten voor behoeftesteller, Inkoop die dat mag zien te beperken en de Expert die zijn proces/planning mag omgooien om de onwetendheid van de klant/Amateur op te vangen en dit liefst zonder meerprijs…
    Als Inkoop dus blijft nalaten de behoeftestellers hiervan te overtuigen, kan Inkoop dus blijven dweilen met de kraan open en is het opvoeren en hanteren van uitgebreide AIV en contracten slechts het “1 slag dichtdraaien van de kraan”, maar gaan alle 3 de partijen nog steeds nat! Laat zich ook ook direct vertalen naar interne klanttevredenheid en hoe graag de Experts nog met bewust onbekwame Amateurs wil werken (lees welke compensatie hij wil hebben om gedoe voor lief te nemen).
    Kortom BVP heeft dit echt nog niet zo slecht ingeregeld.
    Gr, Edwin

  • Anoniem | 17-12-2014 om 15:42

    Vooropgesteld is er een overeenkomst als een aanbod is geaccepteerd. Indien er geen voorwaarden zijn bepaald gelden de voorwaarden van de verkopende partij als deze zijn gepresenteerd (trouwens ook deze voorwaarden kunnen een enorm grijs gebied bevatten). De kopende partij kan alleen haar voorwaarden laten gelden als expliciet de voorwaarden van de andere partij worden verworpen, dit kan alleen op het moment dat de kopende partij de opdracht stuurt of geeft. De manier waarop het bij jou is gegaan getuigd van een inkoper die de spelregels niet weet en/of geen gerichte opleiding heeft gehad bij de NEVI. Tevens zegt dit iets over de foutieve processen binnen het bedrijf waar jij de opdracht van hebt gehad.

    Betekent ook beste Richard, dat ook jij de spelregels als ondernemer niet goed weet anders had je deze column niet geschreven.

    Kortom jouw reactie is begrijpelijk maar dit had je in een korte reactie naar bewuste klant/inkoper direct terug kunnen koppen.

    Als strategisch/project inkoper kan ik je meedelen dat er net zoveel gevallen zijn waarbij de verkopende partij menig steek laat vallen, zou daar een boek over kunnen schrijven 🙂

    Gr. Richard

  • Anoniem | 18-12-2014 om 12:50

    En wat leert ons bovenstaande? Dat er volgens mij een wet moet komen waarin dit goed geregeld is zodat niemand zich hierover meer druk hoeft te maken, en alleen specifieke dingen zoals verpakking, verzending, betaling en garanties onder elkaar worden afgestemd en we zijn klaar. Anders zal het altijd een getouwtrek blijven tussen de verschillende belangen.
    Gr. Ruud

  • Anoniem | 05-01-2015 om 19:37

    Een contract is het verdelen van risico’s tussen partijen. Niet zozeer een set voorwaarden maar het gedrag van inkopers/verkopers die (halsstarrig) vasthouden aan hun voorwaarden creert non productieve situaties. Veelal ingegeven door het niet juist kunnen inschatten van de risico’s….Als in de start van de discussie aangegeven, risico van reeds geleverd werk is nul…..dus resteert…..het haantje….

  • Anoniem | 10-02-2015 om 13:27

    Met veel interesse lees ik bovenstaande reacties. Een mooie samenvatting van hoe het helaas in de praktijk gaat.
    De oplossing wordt ook al gegeven door Wesley: stem als inkopende en leverende organisatie in het begin de zaken af (inkopers, verkopers, interne opdrachtgevers, etc) en dan kan iedereen haar toegevoegde waarde leveren op het juiste moment in het proces.
    Worden er stappen overgeslagen dan creëer je ‘haantjes’ ergens in het proces…

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.