Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
26
02
18
Merel Plante
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door Merel Plante
Dossier: Column
Soort:

Zijn inkopers digibeten?

Zijn inkopers digibeten?

U kent misschien die oude reclame nog wel. Hij start met een man die zegt: “als verzekeringsadviseur kom ik vaak bij de mensen langs. Zo was ik laatst…”

Ik heb dat gevoel ook wel eens. Als inkoopadviseur zie ik heel veel verschillende bedrijven. Met net zoveel verschillende inkoopafdelingen. Een kleine greep:

“Natuurlijk hebben wij een gestroomlijnd inkoopproces! Wij gebruiken word-templates voor iedere tender.”
En gebruiken alle collega’s dezelfde templates?
“Dat denk ik wel…”
En natuurlijk bent u geen digibeet. Met MS Excel kunt u lezen en schrijven. Draaitabelletje hier, prio-lijstje daar. De meest fantastische spend analyses maakt u in een handomdraai. Om de juiste input te krijgen voor uw tenders. En in MS Word bent u ook een koning: kopjes, zoek en vervang, u draait uw hand er niet voor om. Met MS Outlook uw tenderproces opzetten met de deadlines is voor u geen probleem. En toch kan het makkelijker en sneller.

Met de juiste inkoopsoftware hoeft u slechts één keer de tijdslijnen uit te zetten. U heeft geen drie verschillende systemen meer nodig: u laat uw hele proces virtueel managen. U laat automatisch de betrokkenen de leveranciers aan vooraf opgestelde criteria kwalificeren. Met vaste templates. U heeft alles in de hand.

Daarnaast niet te vergeten: de audit trail. Alle stappen automatisch vastleggen in een systeem is namelijk handig. Voor het geval dat er een half jaar na de tender toch nog vragen komen. Over het proces, de gemaakte keuzes en de uitkomst. Dus vooral bij strategische partnerships is inkoopsoftware eigenlijk onontbeerlijk. En bij niet-strategische leveranciers is het gewoon een handig helpend handje. Zodat u kunt focussen op wat echt belangrijk is: specificeren, selecteren en contracteren. Samen met de juiste betrokkenen.

Of deze:
We dachten dat die en die leverancier het best goed doet… Hij werkte per slot van rekening al een aantal jaren voor ons en we verlengden hem steeds… We kregen namelijk nooit klachten… Bleek dat ze hartstikke ontevreden over hem waren!
Aha! Het befaamde piepsysteem! Als er niet gepiept wordt, dan gaat het prima. Toch? Het lijkt best oké te werken, want als er echt iets mis is, dan weten ze u heus wel te vinden. Is dit nu écht de manier om te weten wat er speelt? In de ICT gebruiken we SLA’s, contractueel leggen we vast waar de leverancier aan voldoet. En dat is over het algemeen best aardig ingericht. Met metingen en controles.

Maar bij alle andere leveranciers doen we dit nog niet zo veel. We sturen geen interne enquêtes rond om te meten hoe de leverancier bevalt. Of hij tijdig levert. Of hij levert wat is afgesproken. Binnen de gestelde voorwaarden. Of hij goed communiceert over wijzigingen. Enzovoorts. En als we sporadisch een gesprek met de leverancier hebben gaat het over koetjes en kalfjes. Misschien over een nieuw product wat hij ons te bieden heeft. Want we hebben de juiste informatie niet.

Hoe kan dit dan wel? Met een leveranciersmanagementsysteem. Voor alle contracten en certificaten. En ook voor alle communicatie rondom de leverancier. En dus die interne enquêtes. Zodat u goed beslagen ten ijs komt en écht waarde kunt toevoegen in een gesprek. Veel werk? Misschien. Maar ten onrechte een leverancier verlengen en vervolgens een hoop gedoe om afscheid te nemen van diezelfde leverancier is nog meer werk.

Allemaal mooie kansen! Om uzelf als inkoper en de afdeling inkoop beter op de kaart te zetten. Niet meer achter de feiten aanhollen, maar zelf alles in de hand hebben. Met de juiste automatisering. Als een echte luchtverkeersleider bezig zijn: u faciliteert het proces, niet de inhoud. U stuurt. U meet en weet wat er gaande is. En met de juiste automatisering kunt u beter uw werk uitvoeren. Hogere kwaliteit leveren.

Klinkt leuk, maar automatisering is heel duur, wij zijn als inkoper natuurlijk wel verantwoordelijk voor kostenbesparing. Dus tja… die vlieger gaat voor ons niet op.
De oplossingen die ik geschetst heb bestaan allemaal als cloud-oplossingen. Dus geen ingewikkelde implementaties, maar voor weinig geld zeer voordelige oplossingen. Neem nu leveranciersbeheer: voor een paar tientjes per maand heeft u al een prima systeem. Dus ga ervoor en maak het leuker en vooral kwalitatief beter!

Merel Plante
Door Merel Plante
Merel Plante begon als maritiem ingenieur in de scheepsbouw, behaalde een MBA in Barcelona en houdt zich nu liever bezig met de koers die haar klanten varen als het gaat om inkoopdigitalisering. Ondersteunt met advies over strategie tot uitvoering of – zoals ze het zelf noemt – ‘het gedaan krijgen’. Managing Partner en mede-oprichter van Grippr.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.