Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
01
04
John Tabbers
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door John Tabbers
Dossier: Index / overzicht / marktplaats / overig
Soort:

Zijn inschrijvers schurken.... of inkopers onnozelaars?

‘Achteraf bezien’ zullen vele inkopers de geselecteerde inschrijver betitelen als ‘schurk’. De vraag is echter of niet veeleer inkopers betiteld moeten worden als ‘onnozelaars’. Onderstaand doe ik u concrete maatregelen aan de hand gericht op ‘risico-beheersing’ waarmee u in ieder geval kunt vermijden dat achteraf van u gezegd wordt –analoog aan het gezegde ‘De gelegenheid maakt den dief’-: ‘Nogal wiedes: het bestek liet genoeg ruimte voor schurkengedrag!’ En zelfs dan moet ik constateren dat de realiteit weerbarstig is!

Zoals in vele organisaties Service Level Agreements (SLA) overeengekomen worden voor interne dienstverlening, zo dient u ook een SLA te formuleren voor de externe, aan te besteden  dienstverlening. Waar het opstellen van interne SLA’s al lastig is en veelal resulteert in een beschrijvende tekst zonder kwantitatieve specificaties, nog lastiger is het formuleren van een externe SLA. En toch moet u hieraan alle aandacht besteden. Een goede benaderingswijze is om allereerst de gevraagde dienstverlening te beschrijven en deze vervolgens te kwantificeren en daarbij meetmethoden en meetwaarden vast te leggen. Daarna gaat u achteroverleunend het bereikte resultaat bekijken en analyseert u waar er mogelijkheden liggen –als u zelf de dienstverlener zou zijn -om u níet te houden aan het bepaalde in de SLA en dan bij voorkeur op zodanige wijze dat aanbesteder er weinig of niets tegen kan doen. Ik begrijp dat dit laatste u slecht af zal gaan. Immers, voor de rol van ‘slechterik’ bent u niet in de wieg gelegd. Een inkoper is ten slotte geen inschrijver!

Bovenstaande legt de basis voor de specificaties en beschrijving van wat er geleverd moet worden. Dit betreft dan zowel kwalitatieve aspecten als prijstechnische aspecten. Wordt hieraan voldaan, dan bent u tevreden. Is het een onsje meer, dan wordt u gelukkig. Bij een onsje minder wordt u onrustig en slaapt u slecht want zou het morgen weer een onsje minder zijn? En wat moet u dan?
Modelmatig hebben wij het hier over een SLA-niveau dat beschreven is als ware het een lijn. Onder de lijn betekent ‘fout’, boven de lijn betekent ‘goed’. Denkbaar zou zijn dat rondom deze lijn een bandbreedte bepaald is. Dit zou dan betekenen dat er een zekere tolerantie overeengekomen wordt ten aanzien van afwijkingen rondóm –en dus niet uitsluitend ónder- de lijn.Dit zadelt u evenwel op met twee problemen: op de eerste plaats moet u nadenken over waar met name de onderste grens moet komen te liggen en hoe u dit kunt vastleggen, en op de tweede plaats gaat u er op voorhand van uit dat de inschrijver niet te vertrouwen is en u wel wijzer zult zijn en niet zo dom om aan te geven welke neerwaartse afwijking u nog net aanvaardbaar vindt. Hiermee geeft u toch alle troeven uit handen?!

Aangezien vele inkopers probleemmijdend gedrag vertonen, beginnen zij ueberhaupt niet aan de poging een bandbreedte te formuleren en een meetmethodiek overeen te komen. Als gevolg hiervan zult u deze variant op Aanbestedingskalender niet tegenkomen. Jammer want juridisch staat u ijzersterk wanneer u kunt aantonen en kwantificeren dat inschrijver gemiddeld genomen onder de overeengekomen maat gepresteerd heeft.

Zijn er dan andere maatregelen te nemen? Jawel maar deze vallen deels in de categorie second-best.
Hierbij moet u denken aan (1) de escalatieprocedure, (2) de verdeling van de contractlooptijd in vaste en optionele looptijd, (3) bestekformuleringen met een alles-omvattend, uitsluitend karakter en (4) een periodiek bijwerken van het bestek.

De escalatieprocedure is gericht op ‘hoe te handelen ingeval van problemen’ en beschrijft op welk niveau wie met wie en binnen welke tijd de operationele problemen bespreekt en oplost; komen zij er niet uit, welk volgend niveau binnen beide organisaties (dienstverlener en aanbesteder) tot een oplossing moeten zien te komen –bijvoorbeeld de account manager en de contractmanager-; en komen ook deze er niet uit, welke het volgende niveau is die tot een oplossing moet zien te komen –bijvoorbeeld directeur enerzijds en categoriemanager anderzijds-. Hierbij is van groot juridisch belang dat alle stappen gedocumenteerd worden. Dit is echter een bijna tegennatuurlijke vraag: een beetje vergelijkbaar met de dikte van het personeelsdossier van niet-functionerende medewerkers: hoe groter de ontevredenheid, hoe dunner het dossier. Ergo: u bepaalt zelf hoe kwetsbaar u wilt zijn voor contractschade.

De contractlooptijd dient u –zoals ik reeds vaker beschreven heb- te splitsen in een korte vaste contractperiode en een lange optionele contractperiode die bij voorkeur verdeeld moet worden in halfjaarstermijnen. In combinatie met een waarschuwingsperiode en een opzegperiode biedt bovengenoemd dossier een goede grondslag om –indien noodzakelijk en gewenst- het contract voortijdig te beëindigen.

Bestekformuleringen met een alles-omvattend, uitsluitend karakter. Laat ik dit uitleggen aan de hand van een voorbeeld uit de Transport-/Koeriersdienstensfeer met betrekking tot de tarieven. Bepaald was het volgende: “Tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen, zijn alle tarieven inclusief alle voorkomende kosten die voortvloeien uit het voldoen aan de eisen zoals genoemd in de Uitnodiging tot inschrijving, inclusief alle overige bijkomende kosten alsmede inclusief alle belastingen behoudens BTW. De te geven tarieven dienen derhalve all-in te zijn: én met betrekking tot de service en overige diensten die moeten worden verleend zoals aangegeven in voornoemde documenten én met betrekking tot de kosten die verbonden zijn aan het uitvoeren van de gevraagde dienstverlening én met betrekking tot de ontwikkeling van de kosten gedurende de initiële looptijd van de overeenkomst.”
Je zou toch zeggen dat dit waterdicht geformuleerd staat.
Echter: heeft u gegund op basis van een scherpe inschrijving dan moet erop bedacht zijn dat inschrijver vindingrijk zal zijn in het zoeken naar marge-verruimende oplossingen. In dit geval de volgende vondst: het in rekening brengen van ‘aanrij-kilometers’ voorafgaand aan het ophalen van de betreffende goederen.

Een periodiek bijwerken van het bestek gericht op het wegwerken van onduidelijkheden, ergernissen en marktveranderingen, en met als doel vrijwel continu gereed te zijn om het bestek opnieuw in de markt  te plaatsen.

In bovengenoemde casus zit aanbesteder vast aan een relatief lang vast contract, ontbrekende dossieropbouw en een niet-geheel actueel bestek waardoor het uitvoeren van een nieuwe aanbesteding weinig aanlokkelijk is. Hoe het afloopt is thans nog onbekend. Waren voornoemde risicobeheersingsmaatregelen wel getroffen, dan zou naar mijn mening het probleem zich niet voorgedaan hebben: de inschrijver had zich wel 10 keer beraden alvorens dit soort grappen uit te halen!

Alles overziend zullen inschrijvers voor vele inkopers ‘schurken’ blijven. De oorzaak ligt echter voor 90% bij de inkopers zelf zolang zij kiezen voor het comfort van een ‘onnozelaar’!

John Tabbers
Door John Tabbers
drs. John Tabbers, woonachtig te Waalre, is zelfstandig adviseur met een brede ervaring in kwantitatieve analyses, met name op het gebied van kostenbeheer en aanbestedingsprojecten. Hij publiceert regelmatig over actuele thema’s rond aanbestedingen en kostenbeheer, met als doel ervaringen te delen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.